Formelle og uformelle sider ved PROSJEKTLEDELSE

Share

|

Det har alltid vært spenning mellom formelle og uformelle aspekter ved prosjektledelse. Formell prosjektledelse er opptatt med generering og gjennomføring av planer; uformelle prosjektledelse er opptatt av motivasjon og koordinering av prosjektet staff.

Formell Prosjektstyring

Formell prosjektledelse innebærer prosjektplanlegging samt prosjektets kontroll. Prosjektplanlegging forsøker å gi svar på slike spørsmål som:

>> Hvilke oppgaver må gjøres?

>> Hvilke oppgaver må være ferdig før andre kan være i gang?

>> Hvilke ferdigheter trengs for oppgavene definert?

>> Hvem er tilgjengelig når og hvor mye tid?

>> Hvor lang tid vil prosjektet ta, gitt folket tilgjengelig (dvs. resourcedriven estimering)?

>> Hvor mange trengs for å få prosjektet ferdig innen en bestemt dato (dvs. dato-drevet estimering)?

>> Hvor mye vil prosjektet koste? Spørsmålene om estimering av tid og kostnader er alltid vanskelig å svare på, en av de viktigste formålene med prosessen er å gjøre estimering enklere og mer pålitelig.

Project Control Prosjekt kontroll avtaler med utføring av prosjektplanen og er opptatt med regelmessig (for eksempel ukentlig) svare på følgende spørsmål:

>> Hvor prosjektet står?

>> Basert på denne statusen, da vil det bli gjort nå?

>> Hva har vært brukt så langt?

>> Hvilke oppgaver er kritiske denne uken?

>> Hvem trenger hjelp? Prosjektstyring også avtaler med coping med slike problemer som planlagt

>> Når ansatte blir trukket av et prosjekt, hvordan arbeidet skal tilordnes slik at det blir gjort så snart som mulig og så billig som mulig?

>> Et program ble anslått til å ta 100 timer å fullføre, 80 timer allerede er brukt, men programmet er bare halvveis. Hvordan påvirker dette prosjektet fristen?

Uformell Prosjektstyring

Formell prosjektledelse kan automatiseres fordi det gjør bruken av slike tilnærminger som kritisk sti analyse. Uformell prosjektledelse er opptatt av mer med intuitivt skjønn og relasjoner mellom personell. Uformell prosjektstyring forsøker å svare på slike spørsmål som:

>> Hvor pålitelige er arbeidstaker anslag?

>> En gruppe programmerere er på den kritiske stien denne uken, hvordan kan de være motivert for å fullføre raskere?

>> Hvem trenger formell opplæring i hvilke områder, og som trenger coaching?

>> Hva er status for laget moral? Bør noe gjøres for å forbedre det?

Noen av disse dommene kan avgjøres med kvantitativ informasjon. Hvis historien om en ansatt anslag kan nås samt faktiske tiden arbeidstakeren tok for hvert oppdrag, kan denne informasjonen brukes til å korrigere estimater. På denne måten kan formell prosjektledelse ferdigheter støtte og forbedre uformelle prosjektledelse, selv om de er ingen erstatning for intuisjon og dømmekraft.

Mennesker som er ekspert på formelle prosjektledelsen ikke har utestående mellommenneskelige ferdigheter. Tilsvarende kan godt uformelt prosjektledere bli utålmodig med den innsats som er involvert i å lage planer og revidere dem som et prosjekt utfolder seg. Formell prosjektledelse kan læres, og det ser ut som uformell prosjektledelse kan ikke - enten noen er rett og slett, eller ikke er god til det.

Organisasjoner er derfor under press for å finne talentfulle uformelle prosjektledere og å støtte dem med hjelpemidler for formell prosjektledelse. Noen organisasjoner tilbyr ansatte å hjelpe prosjektledere med prosjektplanlegging og styring, automatiserte verktøy brukes stadig mer, men de vil bli vanlig bare hvis de er enkle å bruke og gir tydelig verdi til prosjektlederen.

---