Project Management Computer Based Teknologi

Project Management Software

Share

|

Prosjektledere ofte snakker et språk alle sine egne. At språk er reflektert i en spesiell klasse av programvare siden kort tid etter ankomsten av datamaskiner. Prosjektledelse programvaren ble utviklet for å spore aktiviteter og oppgaver, for å lette forståelsen av prosjektet, og å finne en måte å kommunisere at forståelse for andre. Prosjektledelse programvarepakker (for eksempel Microsoft Project, Sciforma Project Schedule, Niku Workbench, Planview, Primavera, Artemis Prestige, og så videre) har evnen til å produsere prosjektrapporter. Selv om disse rapportene ta på vilt forskjellige kamper, men de deler felles datasett om prosjektarbeid, ressursfordeling, precedence relasjoner, og kostnader og sporing av informasjon. De deler evne til å presentere informasjon i et regneark-format eller i en serie av rapporter. De deler kapasitet til å endre presentasjonen (i varierende grad) for å lette forståelsen.

Verktøyene er imidlertid ikke vanlig desktop-applikasjoner utenfor prosjektledelsen samfunnet. Også selv om de fleste prosjektledere har en kopi av en prosjektledelse program eller en annen på skrivebordet deres, kan de ikke forvente at deres jevnaldrende som ikke er prosjektledere for å ha de samme verktøyene. Derfor, fra et kommunikasjons-perspektiv, må informasjon fra prosjektledelsen programvare som skal overføres til andre verktøy og programmer, inkludert regneark og tekstbehandlingsprogram. For mange prosjektledere, er den mest kritiske komponenten av en prosjektledelse programvarepakke ikke robustheten av algoritmer, men verktøyets evne til å ha utganger kopieres inn i et regneark.
I valg av prosjektledelse programvare, må prosjektlederen ta verktøyet eksport evne hensyn som virksomhetskritiske evne. Verktøy som sterkt begrenser hvilke opplysninger som kan overføres ut og hvordan denne informasjonen kan overføres vil begrense muligheten til å kommunisere.

E-post

Ett sted hvor prosjektet informasjon må ofte instans overføres er i en e-post. E-post er en annen viktig program for prosjektledere, fordi det gir for asynkron overføring av informasjon fra prosjektgruppen til andre i eller utenfor laget, enten en masse eller enkeltvis. Den ubiquity av e-post og dens utbredte aksept plasserer det blant (hvis ikke det) dominerende mediet for prosjektet kommunikasjon. E-post er et kraftig medium, men det er ikke uten problemer, det minste av dem er den virtuelle hav av Detritus ned i form av masse reklame, som noen ganger kan overdøve viktige meldinger.

E-post protokoller bør nøye skissert i prosjektet kommunikasjon plan for å sikre at prosjektet meldinger er opphøyet til synlighet og å sikre at prosjektet gruppemedlemmer har en konsistent visjon om hva informasjonen er korrekt overført (og, som et resultat, vedlikeholdt) ved dette mediet og hvilken informasjon som ikke er det. Betraktninger som bør skissert i prosjektet kommunikasjon plan knyttet til e-post omfatter følgende:

• Passende / upassende språk og / eller områder av diskusjonen; • emnelinjen protokoller og praksis;

• Carbon-kopier og "blind" karbon-kopi praksis (for både den første "send", samt svar);

• Document retention prosedyrer.

Hvis ikke effektivt kontrollert, e-post kan bli en svak kommunikasjon medium, ikke på grunn av mangel på bruk, men på grunn av misbruk og misforståelser av verktøyet.

Project Web Sites

De fleste organisasjoner av alle størrelser allerede har en Internett-basert webområde. Og selv for håndfull som ikke er investering i et prosjekt webområde tilstrekkelig nominelt det er innenfor den økonomiske rekkevidden av de ulike prosjektene. Project nettsteder kan variere i stil, bruk og søknad fra et grafikkintensive oppslagstavle rik med prosjektet informasjon til en enkel "skapet" housing prosjektdata. I begge tilfeller vil enkelte fellestrekk råd til effektiv bruk av Internett som et prosjekt verktøy.

Den første utfordringen med prosjektet nettsteder blir tilgjengelighet med sikkerhet. Hvis et prosjekt nettsted er igjen åpent for publikum er gruppemedlemmer garantert mulighet til å benytte seg av webområdet og informasjonen som du vil. Hvis et prosjekt nettsted er igjen åpen for publikum, men vil nesten alle være i stand til å finne frem til informasjonen og bruke den til egne formål. Datasikkerhet blir et stort problem. Selv nettsteder med passord-tilgang og høyere grad av sikkerhet kan bli hacket, som begrenser villighet til enkelte organisasjoner til å legge inn informasjon i en slik offentlig forum. Flere sikkerhetsnivåer (webområde tilgang til passord og individuell dokument passord) kan øke følelsen av selvtillit, men er fortsatt ikke ufeilbarlig i sin evne til å beskytte en organisasjons hemmeligheter. Mange organisasjoner "hemmeligheter", men er egentlig ikke av interesse for andre organisasjoner og kan bli lagt ut, bevart, og delte på Internett med rimelig ustraffet.

Fordi noen sikkerhetstiltak vil nesten uunngåelig bli brukt, er prosjektleder ansvar for et prosjekt webområde for å sikre at teammedlemmene er oppdatert på hvordan du får tilgang til området og på hvilken informasjon de kan forvente å finne der. Et webområde med stor sikkerhet er et bibliotek med en låst dør. Informasjonen er der, men ingen kan få tilgang til den, og teammedlemmer vil bare prøve "døren" et begrenset antall ganger før å finne alternative metoder for å få tilgang til den informasjonen de ønsker eller trenger.

Den andre viktige begrep med ethvert prosjekt nettstedet er valutaen av informasjon. Informasjon opprettholdt på et prosjekt webområde må faktisk holdes oppdatert. Hvis Internett-området blir et oppbevaringssted for utdatert informasjon uten å være uthvilt, vil området raskt falle ut av bruk. Prosjektlederen og hans eller hennes arkivar bør etablere protokoller for informasjon deles på webområdet, inkludert når den vil bli oppdatert, formater som skal brukes, hvor ofte sikkerhet tilgang vil bli endret, og hvordan teammedlemmer arbeider for å nå området kan få hjelp utenfra. Fordi help desk støtte for intern nettsteder er generelt begrenset, er støtte og hjelp normalt etablert innen teamet.

Webbasert Communications

Et prosjekt websiden er ikke det eneste web-applikasjon som brukes i prosjektledelse. Direktemeldinger og sanntids chatterom kapasiteter har endret måten møter holdes. I enkelte organisasjoner blir ansatte pålagt å ha sin stasjonære aktivert med en av de populære chat-systemer (for eksempel AOL Instant Messenger og Windows Messenger), slik at selv om teamet er distribuert over hele verden, kan gruppemedlemmer kjapt "stopp nedover hall "for å dele informasjon helst en medarbeider er på terminalen henne. Slike web-basert chat evnene er vanlig i nonbusiness programmer, men deres bruk i bedriftens kommunikasjon blir stadig mer vanlig.

Det eneste hinderet for å true bedriftens ubiquity er bekymring over potensialet for sikkerhetsbrudd forårsaket av chat-systemer. Dette har bedt om noen organisasjoner til å lage sine egne interne meldingssystemer, som har fordelen av høy grad av sikkerhet, men mangler evnen til å dele informasjon utenfor organisasjonen.

Selv om bruken av slik informasjon børser i stor grad kan forbedre kommunikasjonen fart, kan de også gi informasjon overbelastning. Noen brukere kan ikke administrere onslaught av informasjon knyttet til flere meldinger som kommer fra flere brukere på skrivebordet mens de prøver å jobbe med noe annet. Som med andre typer Internett-kommunikasjon, til protokoller bestemme hvordan on-line messaging bør brukes må innarbeides innenfor kommunikasjon planen.

Personlige digitale assistenter

Mange prosjektledere nå gjennomføre personlige digitale assistenter (PDA) for å overvåke og spore sine dag-til-dag-aktiviteter. Mange av disse PDAer nå har innebygd trådløs kommunikasjonsteknologi, noe som betyr at de vie noen av de mest fordelaktige aspekter av både synkron og asynkron kommunikasjon. PDA gir fordelen av å ha en datamaskin forbindelse med kontoret når prosjektleder er i feltet, uten at mesteparten av en bærbar PC.

I bruk av PDA for inngående kommunikasjon, bør prosjektleder gjøre det klart til teammedlemmene og de med direkte tilgang til PDA-tilkoblingen som store vedlegg og betydelige grafikk bør holdes til et minimum. Noen ganger er det lett for avsenderen til å tro at PDA er noe mer enn en datamaskin i miniatyr, men PDA-er generelt ikke har noen vesentlige begrensninger i form av store minnet og video vise evne.

For utgående kommunikasjon, den største begrensningen av PDA som et kommunikasjons teknologi er ofte at det ikke er enkelt brukergrensesnitt for å legge inn data i verktøyet. Selv stilisert alfabet har blitt opprettet for å fremskynde pennen å skrive på PDA pads, er muligheten til input generelt mye tregere enn det som er tilgjengelig via touch typing. Og mens noen PDA har tastatur vedlegg, disse vedleggene er ofte uhåndterlige for dag til dag, in-the-field programmer. Denne begrensningen gjør store dokumenter vanskelig å generere og kan også hemme brukerens evne til å formatere informasjonen sendes (spesielt i regneark eller tekstbehandling programmer).

---