Tradisjonell Verbal Communications Media

Share

|

De fleste av de andre medier diskutert opp til dette punktet har vært den typen som kan fanges i dokumenter, papir og virtuelle former. De resterende media er muntlig orientert, men er ofte støttet av papir-verktøy (som prosjektleder statusmøter støttes av prosjektet statusrapport). Denne delen fokuserer på den muntlige aspekter av media, i stedet for dokumentasjon som støtter det. For alle disse, kan noen form for postdiscussion dokumentasjon være hensiktsmessig.

Ad Hoc Samtaler

Den vanligste verbal kommunikasjon medium er den tradisjonelle samtalen. Ofte er det foreslått at flere prosjekt kommunikasjon foregår ved kaffemaskinen enn noen gang er gjennomført i møter. Ad hoc samtaler rette for samfunns-og næringsliv samspill som gjør prosjekter mulig. De er ofte grunnlag for mye av prosjektet er bygd. Deres formål er å fylle ut hullene i forståelsen igjen av andre medier og å bekrefte en felles forståelse av alle aspekter av prosjektet miljøet.

Slike samtaler brukes når og hvor to prosjektets interessenter møtes, og de brukes til å avklare prosjektet informasjon samt individuelle tolkninger av denne informasjonen. I mange tilfeller den klarhet utledet fra en uformell samtale i gangen gir mer dybde enn det som kan genereres i arbeidet breakdown structure. Fordi disse samtalene ikke er planlagt, bør de ikke bli stolt på som et viktig supplement til andre prosjektplanlegging eller avklaring verktøy.

Igjen, fordi disse samtalene ikke er planlagt, kan deres innhold ikke iboende være preordained. For prosjektleder og prosjektgruppe bør imidlertid noen begrensninger etableres på innholdet i slike samtaler. Når samtalene spredt til forpliktelsene til en kunde, omfordeling av ressurser, ombygging av kontraktsmessige ordninger, eller noe som krever formell godkjenning, bør samtalen bli omdirigert til en mer formell setting (for eksempel et møte). Andre begrensninger (for eksempel begrensninger på hvilken type samtaler om andre prosjekt interessenter) kan bli ordinert av prosjektgruppen, men kan være langt vanskeligere å håndheve. Ved å anbefale prosjektet gruppemedlemmer (så snart de blir med i prosjektgruppen) om hvorvidt visse ad hoc samtaler, blir det lettere å bekrefte andre prosesser som oppmuntrer omfattende dokumentasjon og sporing av alle prosjekter forpliktelser. Selv om ad hoc samtaler bør oppmuntres, kan de ikke bli den siste ord på et langsiktig prosjekt forpliktelse eller tilnærming.

Disse samtalene kan redde eller ødelegge et prosjekt, avhengig tone deres, gruppemedlem holdninger til prosjektet, og hvilke typer informasjon som utveksles. Selv om de ikke kan være direkte kontrollert, bør de tas opp av prosjektleder tidlig i prosjektet å etablere den riktige tonen for slike samtaler, spesielt når eksterne aktører er involvert.

Møter

Mange prosjekter synes å dreie rundt ideen om at møtene er den primære kommunikasjon medium, og all viktig kommunikasjon vil skje i møter. Selv om utsagnet er generelt ikke sant, er oppfatningen en som knytter sammen med forestillingen om at møtene kan bestemme hvordan prosjektet og prosjektgruppen oppfattes innenfor egen organisasjon, kundens organisasjon, og blant andre interessenter.

Møtene er ment som datainnsamling, data-deling, og data-organisasjon økter. De er ment å generere ikke bare felles forståelse, men også en generell følelse av retning. Møtene avholdes som helst det er behov for å oppnå konsensus om informasjon og dens tolkning. De bør brukes når en felles visjon om hvordan man kan nærme seg prosjekt eller et prosjekt problem er kritisk (i motsetning til situasjoner der en enkeltperson visjon eller tilnærming vil drive problemet). De kan brukes til å skape forståelse, eller når det er behov for gjensidig delta i utviklingen av leveranser.

Målene for enhver møtet bør være klart definert. Det er viktig å avgrense konkrete leveranser og gjenstander som vil bli generert ved slutten av møtet, for å fokusere innsatsen mot disse gjenstander.

Den tilnærminger til å arbeide i en slik gruppe innstilling er variert. De fleste vil medføre betydelige team koordinering og tilrettelegging ferdigheter. Tilrettelegging bør innebære en reiteration av møtet leveransen (e) og identifisering av de personer til stede i møtet som kan bidra direkte. Nøkkelen rolle tilrettelegger er å sikre at agendaen er dekket grundig og at alle problemer i møtet var å postadressen er adressert.

Prosjektlederen kan ta på en rekke roller i denne innstillingen. Prosjektlederen kan bli bedt om å være tilrettelegger, minutt-taker, og deltaker. Uavhengig av prosjektlederen effektivitet, ingen kan tjene i alle disse rollene uten å svekke minst én av dem. Derfor er prosjektledere kan være lurt å leie fagfolk til å tjenestegjøre i rollene som de ikke ser som en del av sine styrker. Profesjonelle veiledere eller archivists kan holde møtet fremover, slik at prosjektlederen å fokusere på prosjektet og bekymringene det hever.

Også hvis møtet inneholder en mengde eksterne deltakere, visse typer aktiviteter kan vise seg umulig uten bruk av virtuelle tavler eller andre Internett-støttet interaktive skjermer. Dersom møtet vil omfatte utvikling av et omfattende grafisk gjenstander, til deltakelse modiene benyttes av eksterne deltakere bør vurderes før møtet begynner.

Møter kan vare i løpet av noen timer eller dager. Fastsetting om tidsbruk bør gjenspeile møtet leveranser 'størrelse og kompleksitet. Dersom møtet er å produsere bestemte utganger for kundens forbruk, kan det være verdt flere dager med deltakernes tid. Hvis det er å produsere en forståelse av hvem som skal jobbe på bestemte deler av prosjektet, kan 30 minutter være tilstrekkelig.

I noen organisasjoner er, tilstedeværelse på møter sett på som et merke for ære. Således kan møteinvitasjoner bli politisk ladet, fordi enkelte representanter vil ønske å bli invitert bare til å bekrefte deres politiske stilling i organisasjonen (e). Klare kriterier bør etableres om hvem som bør delta konkrete møter, noe som gir et entydig begrunnelsen for deltakere listen.
Som et møte utvikler, skal dokumentasjon bygges ut. Når møtet slutter, bør det dokumentasjon bli redigert for klarhet og spres til alle deltakere for deres poster.

Presentasjoner

Presentasjoner er muligheter til å dele informasjon med et bredt publikum. De brukes ofte til å selge et perspektiv eller for å skape større grad av støtte. Presentasjonene er laget for å overtale. Presentasjonene kan brukes til å kommunisere hensikten eller handlinger "opp" organisasjonen til høyere sirkler av ledelsen. De kan brukes til å gi informasjon til likemann nivåer i organisasjonen, eller for å gi opplæring og / eller retning til gruppemedlemmer, sluttbrukere, eller nesten hvilket som helst publikum.
Presentasjoner bør ha et spesielt fokus eller forsett, og at hensikten skal være tydelig uttrykk for publikum i starten av presentasjonen. Publikum bør også gis en klar følelse av agendaen for presentasjonen og tidsplanen. Disse elementene gjør at publikum å følge utviklingen deres gjennom presentasjonen erfaring. Presentasjon innhold og tone bør være respektfull, anerkjenner deltakerne og deres engasjement tid til presentasjonen. Hvis dataene presenteres ved hjelp av presentasjonen programvare (f.eks PowerPoint eller frilans), bør informasjonen holdes på et rimelig nivå på hvert lysbilde. Hvis det er mer informasjon enn rimelighet kan presenteres gjennom presentasjonen programvaren, bør støtteark brukes til å øke presentasjonen. Presentasjon programvare er en allment akseptert standard for presentasjoner, men er på ingen måte nødvendig. Noen presentasjoner kan gjennomføres uten slik støtte. Hvis presentasjonen programvaren brukes, bør den som presenterer være ekstremt forsiktig så du ikke enkle lese lysbildene ordrett. Mens
skred kan gi veiledning og retning for prosjektet presentasjonen, bør de utvide den muntlige presentasjonen, fremfor speilet det. Presentasjoner blir godt mottatt når de gir informasjon klart og minneverdig.

Trykk Orienteringer

Få miljøer er like knallhard for en prosjektleder som når han eller hun må møte media. Trykk orienteringer holdes for å informere medlemmene i media om status for prosjektet, dets omgivelser, eller dets støtte organisasjonen. De er ment å presentere prosjektorganisasjonen (eller vertsorganisasjon) i best mulig lys. Trykk orienteringer holdes når et prosjekt eller dens innflytelse er tilstrekkelig viktig at offentlige informasjonskampanjer bruker massemediene er passende. De bør holdes når prosjektet har oppnådd tilstrekkelig anerkjennelse at prosjektet organisasjonens perspektiv på innsatsen anses å være av offentlig interesse. At erkjennelsen kan være positiv eller negativ i naturen, og kan være proaktiv eller reaktiv, avhengig av innholdet i prosjektorganisasjonen.

Emnet for et pressemøte bør fastsettes i god tid før orienteringen å sikre at riktig informasjon blir delt, og all informasjon som organisasjonen ikke ønsker å dele er klart definert for de som vert for orienteringen. Medlemmer av media er ofte gitt "presse kits" på slike samlinger, fremhever bedriftens historie, generell informasjon, forbi pressemeldinger, og eventuelle kontaktpersoner 'visittkort. Den organisatoriske talsperson (noen ganger, bør prosjektleder) åpner med en uttalelse om innholdet i prosjektet og saken (e) som brakte prosjektet inn i offentlighetens søkelys. Uttalelsen kan forvente spørsmål, innvendinger, eller bekymringer som kan reises. Hvis kringkastingsmedia er tilstede, bør det tas hensyn til setninger, avsnitt eller referanser som kan presenteres i 8 - til 20-andre seksjoner (klassisk "sound bites").

Et pressemøte trenger ikke nødvendigvis inkludere spørsmål-og-svar perioder, men husk at de fleste medlemmene av media vil ha spørsmål. Selv om talsperson ikke er tvunget til å svare på disse spørsmålene er, unnlatelse av å svare noen ganger tolkes som mangel på samarbeid eller som et tegn på Deviousness. I situasjoner der off-the-cuff svarene kan være farlig, er det helt riktig å tilby å gjøre supplerende undersøkelser og svare på et senere tidspunkt. Den mest effektive talsmenn vil identifisere tid da annen informasjon vil være tilgjengelig, og hvordan det vil bli gjort tilgjengelig. Hvis "ingen kommentar" er det riktige svaret, betyr alternativ til sofaen det uttrykket kan være meget effektive og kan forlate media representanter med noe Quotable. Sier "Det ville ikke være tid til å tilby kommentere noe av at naturen", etterfulgt av en gjentakelse av de viktigste punktet i orienteringen gir den som presenterer anledningen til å understreke hva som er viktig.

Trykk orienteringer er potensielt ustabile situasjoner, men de er verten organisasjonens styre. Enkle betraktninger (som morgenkaffe og komfortable seter ordninger) kan gå en lang vei å uskadeliggjøre en potensielt fiendtlig publikum. Klare regler for oppførsel og engasjement kan også redusere muligheten for at økten ser ut til å være ute av kontroll-og jo mer som kan gjøres for å sikre en positiv holdning og et fremtidsrettet perspektiv, jo bedre.

---