Planleggingsmøte Agenda

Share

|

Formål

Prosjektplanlegging møter holdes, som navnet tilsier, for å utvikle hele eller deler av prosjektplanen. De er ment som både data-innsamling og dataorganization økter. De er ment å generere ikke bare prosjektplanen, men en konsensus om at planen og gjennomføringen. Agendaen fungerer som en guide for hvordan disse sesjonene vil bli holdt.

Søknad

Prosjektplanlegging møter kan avholdes som helst det er et stort skifte i prosjektet retning eller når en ny plan må utvikles. De bør brukes når en felles visjon om hvordan du tilnærming prosjektet er kritisk (i motsetning til situasjoner der en enkeltperson visjon eller tilnærming vil drive hele anstrengelse). De kan brukes til å generere en enkelt komponent i planen (for eksempel risikoen plan eller tidsramme) eller hele planen. Dagsorden skal sendes ut (via e-post eller i papirkopi) til deltakerne før møtet for å sikre at de er klar over mål, tidsplan, og tilnærming til møtet.

Innhold

Som med et prosjekt, bør målet med prosjektet planleggingsmøte være klart definert. Det er viktig å avgrense konkrete leveranser og gjenstander som vil bli generert ved slutten av møtet, for å fokusere innsatsen mot disse gjenstander. Agendaen for et prosjekt planleggingsmøte kan inkludere en deltaker liste og informasjon om hvorvidt de er på stedet, eller "tilstede" via en telefonkonferanse. Hvis det er Teleconferencing deltakere, bør de være identifisert som sådan, fordi deres deltakelse nivåene vil iboende avvike fra dem som er fysisk til stede for en slik sammenkomst.

1.0 Mål

Det planleggingsmøte dagsorden starter med en klar og utvetydig uttalelse til leveranser eller gjenstander som blir generert av møtet og den tiltenkte bruk av slike leveranser.

2,0 Historical Review

Bakgrunnsinformasjon gis på prosjekt eller delprosjekt å gi en referanseramme for hvordan og hvorfor dette settet av gjenstander er viktig eller vesentlig og hvorfor bestemte metoder er passende.

3.0 Tilrettelegging av kulturgjenstander

En rekke strategier (adressert nedenfor i Approaches delen) brukes til å utvikle prosjektplan eller komponenter knyttet til møtet.

4,0 gjennomgang og aksept av Deliverables

Denne delen inneholder deltakernes vurderinger av møtet leveranser.

5,0 gjennomgang og aksept av gjøremål

Dette er hvor identifisering av utestående gjøremål og oppgaver er dokumentert.

6,0 tilpassing

Dette er en linje som viser når møtet er over.

En agenda kan utdype eller enkel, men den bør omfatte minst komponentene nevnt ovenfor. Den mest vesentlig innsats vil være knyttet til tilrettelegging av gjenstander, fordi mange komponenter av prosjektplanen kan genereres for første gang i dette møtet.

Approaches

Tilnærmingen til møtet kan i stor grad bestemme tilnærming til dagsorden. Den tilnærminger til å utvikle prosjektplaner i en gruppe innstilling er legio. Noen prosjektledere vil begynne med et forslag til plan, oppmuntre deltakerne til å legge til eller trekke elementer fra planen som passer. Andre vil identifisere spesifikke elementer i planen skal utvikles og vil jobbe fra bunnen av for å bygge disse komponentene. Sistnevnte tilnærming krever mer betydningsfulle team koordinering og en høyere grad av tilrettelegging ferdigheter.

Tilrettelegging bør innebære en reiteration av leveransen og identifisering av de personer til stede i møtet som kan bidra direkte (dvs. de som faktisk vil lede arbeidet eller utføre arbeidet). De individene som bør gis første anledning til å gi innsikt i tilnærmingen til prosjektet som vil være det mest hensiktsmessige. Prosjektleder / tilrettelegger kan trekke ut denne informasjonen muntlig (gjennom en idédugnad) eller i dokumentasjonen (enten på papir eller Post-It notes) for ytterligere vurdering av de tilstedeværende. Nøkkelen rolle tilrettelegger er å sikre at hele prosjektet er dekket av planen og at prosjektet er dekket til en konsistent nivå av dybde. Noen ganger er det fristende å dekke kjente områder av prosjektet i langt større dybde enn de områdene som er kartlagt.

I arbeidet med å bygge visse deler av planen, er konflikten ikke uvanlig. I tidsplanen utvikling ved hjelp av Post-It notes å generere nettverket, for eksempel, kan gruppemedlemmer hevde seg aggressivt for å forsvare en bestemt metode eller strategi. Den tilrettelegger er ansvarlig for stemming slike konflikter ved å arbeide gjennom saker under behandling mot konsensus. For dagsorden, være sikker på å tildele mer tid til tilrettelegging innsats enn for enkle presentasjoner og diskusjoner.

Betraktninger

Agendaen setter tonen for møtet. Det bør være realistisk i forhold til hensikt og forventninger til hvor lenge hvert punkt på agendaen vil ta. Fordi prosjektledelse er i stor grad oppfattet som en planlegger funksjon eller praksis, kan agendaen ofte sende meldingen om hvorvidt eller ikke prosjektleder er i stand til å følge en tidsplan.

I møtet, kan prosjektleder rolle som agenda watcher bli kompromittert. Prosjektlederen kan ta på en rekke roller i denne innstillingen. Prosjektlederen kan bli bedt om å være tilrettelegger, minutt-taker, og deltaker. Uavhengig av prosjektlederen effektivitet, ingen kan tjene i alle disse rollene uten å svekke minst én av dem. Derfor prosjektlederne kan være lurt å leie fagfolk til å tjenestegjøre i roller de ikke ser som en del av deres styrke. Profesjonelle veiledere eller archivists kan holde møtet fremover, slik at prosjektlederen å fokusere på prosjektet og bekymringene det hever. Også hvis møtet inneholder en mengde eksterne deltakere, visse typer aktiviteter (for eksempel nettverket planlegging) kan vise seg umulig uten bruk av virtuelle tavler eller andre Internett-støttet interaktive skjermer. Dersom prosjektet planleggingsmøte vil omfatte utvikling av et omfattende grafisk gjenstander, til deltakelse modiene benyttes av eksterne deltakere bør vurderes før møtet begynner for å sikre at oppsettet av disse elementene ikke negativ innvirkning på dagsorden.

---