Closeout Meeting Agenda / Key Review Meeting Agenda

Share

|

Formål

Project closeout møter, som prosjektet kickoff møter, kan være intern eller ekstern. Den eksterne closeout møtet er utformet for å bekrefte at kundens leveranser har vært produsert og akseptert, mens den interne closeout møtet er designet for å sikre at administrative saker har vært behandlet og at de organisatoriske ressurser står fritt til å returnere til sine andre plikter. Agendaen for hvert må endres for å tjene riktig formål.

Søknad

Møtene brukes til å minimere sannsynligheten for at prosjektet utestående problemstillinger vil overflaten på et senere tidspunkt, når ressurser er ikke lenger tilgjengelig for prosjektet i organisasjonen. De brukes med kunden for å tjene som et Kjøpet handling, hevder at etter møtet ivaretas, vil prosjektet bli formelt stengt ute. Agendaen for slike møter skal videresendes til kunden og / eller laget i god tid før møtet for å gi tid for endringer og alternativer skal presenteres. Siden møtet er en formell handling (ofte kontraktsmessig avgift), er agendaen til vurdering før bruk.

Innhold

Closeout møter og deres agendaer bør være fokusert på aksept. Innholdet i møtet bør rettes på bekrefter at alt arbeid pakker innen WBS har vært stengt og at alle leveranser har vært riktig videresendt til kunden. Eksterne closeout møtene kan også omfatte et forsøk på å få kundens signatur på aksept dokumenter. Den eksterne closeout Møtet holdes normalt før den interne closeout møtet.

Eksempel External Closeout Meeting Agenda Deltakere: (Navn / Organisasjoner)

(Dette vil omfatte interne eller eksterne kunde, samt sentrale teammedlemmene til å sette spørsmål om prosjektet ytelse eller resultater.)

Dato:

Tid: Sted:

1.0 Prosjektoversikt

Prosjektet oversikt bør tilbys av prosjektleder eller hans utpekt. Det bør være en kort analyse av hva som er levert til kunden.

2.0 Sammenfatning av Deliverables

The synopsis skal inneholde detaljer om hvem som leverte ble overført til og som anerkjente aksept. Eventuelle avvik fra spesifikasjonene skal være tydelig identifisert, samt den myndighet som godtok avvik.

3.0 Project Aksept

Hvis kunden (intern eller ekstern) har ikke gjort det allerede, bør hun bli bedt om å signere prosjektet aksept dokumentasjon. Dette vil enten fullføre prosjektet eller høynet i siste minutt utgaver for oppløsning. Hvis det er siste minutt problemer, kan prosjektleder utkast til et tillegg til aksept dokumentet viser at når den endelige gjøremål blir løst, vil prosjektet bli vurdert "akseptert" av kunden.

4.0 Neste trinn

I de fleste prosjekt relasjoner, er det muligheter for å følge opp på arbeid eller supplerende aktivitet knyttet til prosjektet. Hvis disse mulighetene finnes (eller kan finnes), skal prosjektleder identifisere dem under closeout møtet for videre tiltak.

5.0 Action i Review

Prosjektlederen skal oppsummere handlingen elementer samlet under møtet og gi et sammendrag av disse kravene. Disse vil til slutt være logget på handlingen elementet register.

Eksempel Intern Closeout Meeting Agenda

Deltakere: (Navn / Organisasjoner)

(Dette vil ikke omfatte kunden, men bør inneholde nøkkelen team medlemmer fra alle deler av prosjektet. Avhengig av prosjektet kultur, kan prosjektet underleverandører eller kanskje ikke bli invitert til å delta.)

Dato:

Tid: Sted:

1,0 prosjektorganisasjon

Prosjektet oversikt bør tilbys av prosjektleder eller hans utpekt. Det bør være en kort analyse av hva som er levert til kunden og suksessen til tilnærming.

2.0 Sammenfatning av Deliverables

Dette bør inneholde detaljer om hvem som leverte ble overført til og som anerkjente aksept. Eventuelle avvik fra spesifikasjonen bør være klart identifisert, samt den myndighet som godtok avvik.

3.0 Project Lessons Learned

Prosjektleder eller en tilrettelegger skal lede gruppen i utviklingsland lærdommene (se senere avsnitt).

4.0 Neste trinn

I de fleste prosjekt relasjoner, er det muligheter for å følge opp på arbeid eller supplerende aktivitet knyttet til prosjektet. Hvis disse mulighetene finnes (eller kan finnes), skal prosjektleder identifisere dem og identifisere ressursene whomay eller kan ikke delta i noen supplerende aktivitet.

Prosjektlederen skal oppsummere handlingen elementer samlet under møtet og gi et sammendrag av disse kravene. Disse vil til slutt være logget på handlingen elementet register.

Approaches

Hvert prosjekt har en viss suksess. En viktig komponent i prosjektet closeout møtet er å identifisere at suksess. Selv prosjekter der forholdet til kunden har vært plaget med noen aspekter som kan anses som vellykket. Stenger med suksess i både interne og eksterne closeout møter bygger håp om at prosjektgruppen medlemmer og kunder vil ønske å fortsette samarbeidet med prosjektleder og prosjektorganisasjonen.

Betraktninger

Noen ganger er det vanskelig å beholde gruppemedlemmer lenge nok til å delta i closeout aktiviteter knyttet til et prosjekt. Oppfordringer direkte knyttet closeout deltakelse er ofte den eneste måten å sikre at de vil fortsatt være tilgjengelig for erfaringen. Også fordi slike møter kommer på et tidspunkt da de fleste overbevisende prosjektarbeidet er fullført, en følelse av ennui noen ganger kan ta over. Prosjektlederen rolle som cheerleader er sjelden like viktig som det er på prosjektet closeout møtet. Avslutte prosjekter på et positivt notat tjener til å bekrefte gruppemedlemmenes bidrag samt kunde visdom i å velge prosjektorganisasjonen i første omgang.

---