Mest jobb beskrivelser inkludere en forutsetning for effektiv kommunikasjon, både muntlig og skriftlig. Dessverre er det mange som synes det er vanskelig å uttrykke sine ideer på papir, og dermed til å kommunisere effektivt både i og utenfor organisasjonen. Her er noen forslag for å forbedre dine skriveferdigheter:
-
Tenk før du skriver. Kunne det du trenger å kommunisere bedre uttrykt verbalt? De viktigste årsakene til skriftlig dokumentasjon er: en viktig avgjørelse må tas, og du har å gjøre med en komplisert sak, materialet må utredes før vedtak blir gjort.
-
Skriv ditt materiale i en logisk sekvens:
-
I begynnelsen, oppgi grunnen til at det ble skrevet.
-
Neste, spesielt i tilfelle av en handling memo, la alle mennesker som leser dokumentet vet hva som forventes av dem.
-
Til slutt gir de opplysninger som kreves av leserne.
-
Være kort og rett på sak - din nøkkel ideer bør tydelig skiller seg ut.
-
Begynn med å la leserne vet verdien av notatet. Lokker dem med innledninger som "Denne rapporten vil vise hvordan bedriften kan spare opptil 15 millioner dollar!"
-
Prøv å gi en positiv spinn på meldingen. For eksempel kan du lage en uttalelse som "Selskapets policy krever at du ikke røyker i bygningen" en mer positiv uttalelse ved å si: «Du er velkommen til å røyke i borggården.
-
Vis lesere hvordan fordelene vil påvirke dem. Konvertering av et "jeg" til et "du" kan ofte gjøre dette. For eksempel, "Jeg vet vi kan gi betydelige fordeler fremfor vår konkurranse" kan endres til "Vi vil gjerne demonstrere fordelene du får."
-
La din leserne vet hele tiden at du har en sterk følelse av hva deres behov. Dette vil motivere dem til å ta de handlingene du trenger.
-
Hold avsnittene korte, spesielt den første. Hvis materialet ser lett å lese, vil mottakerne få inn kjøttet i dokumentet før de vet ordet av det. Variere lengden på paragrafene i hele stykket, men prøv å holde dem alle relativt kort.
-
Unngå tilstopping dokumentet med detaljer. Lagre bakgrunn og teknisk materiale til vedlegg eller vedlegg. Alert leserne til deres eksistens ved å henvise til dem: "Se vedlegg A."
-
Bruk vanlig språk og unngå sjargong, med mindre det er en del av leserne "normalt vokabular.
-
Unngå gjentakelse. Peke på viktige ideer ved formatering og plassering i dokumentet.
-
Send kopi til relevante kolleger bare. Personer som mottar kopier uten venter dem vil bli forvirret og kan mistenke deg for å spille kontor politikk.
-
Modell dine bidrag på gode eksempler. Lage kopier av skrift som imponerer deg og holde dem på filen.
-
Unngå kjønn skjevhet i å skrive. Følgende teknikker er nyttige når du arbeider med den vanskelige "han / hun" problem:
-
Bruk flertall fag. For eksempel "The manager bør møtes regelmessig med sine selgere" kunne uttrykkes som "Ledere bør møtes regelmessig med selgerne deres."
-
Bruk flertall eller nøytral pronomen. For eksempel "Ingen mann er en øy" kan bli "Ingen er en øy", eller "Vi er ikke øyer.
-
Bruk nøytralt substantiver i stedet for snevre pronomen. For eksempel "Spør ham som kjenner" kan bli "Spør personen som vet."
-
Unngå eiendomspronomen pronomen. For eksempel "The manager skal si sitt folk" kan uttrykkes som "The manager bør fortelle ansatte."
-
Skriv som om du snakker med dine kolleger. En conversational stil er mer imøtekommende og lesbar enn oppstyltet, formelle språk.
-
Les arbeidet høyt for å se om det høres riktig. Gjør endringer hvis det er nødvendig, og lese den høyt igjen før det fungerer.