E-post er raskt erstattet fakser og brev som den primære skriftlig form for kommunikasjon. Muligheten til å sende meldinger over hele verden i løpet av sekunder besitter virkelige fordeler fremfor andre former for kommunikasjon, slik at en kan forvente denne formen for kommunikasjon å vokse på en svært rask hastighet. Bruke e-post effektivt vil forbedre måten andre se deg. Bruk disse tipsene for å være en effektiv dagens kommunikatoren.
-
Lag kommunisere svar prioriteres - spesielt de som kreves av klienter. Det vil imponere dem. Responsen på samme dag er perfekt - i timen vil imponere vettet av dem!
-
Hold kommunikasjon mindre formell enn du normalt ville. For eksempel er det ikke nødvendig å la folk vite at du svarer til deres brev av den og den dato. De allerede kjenner disse detaljene.
-
Hold meldingene dine kort. Dette vil ikke bare redusere sammensetning og nedlasting tid, men vil også spare leseren opplasting tid og unødvendig belastning på øynene.
-
Hvis meldingen er lang, kan du vurdere å sende den som vedlegg, slik at leseren til å vurdere det off-line.
-
Skriv i korte avsnitt for å få klare meldinger over. Legg igjen en blank linje mellom avsnittene å gjøre det klart når du endrer tanker eller emner.
-
Alltid med en tittel i emnefeltet. Gjør din tittel konsise og overbevisende.
-
Bruk "cc" boksen hvis du føler at din informasjon kan være av interesse for andre. Men hvis du ikke ønsker å fortelle leseren at du sender e-post til andre, inkludere disse menneskene i "Blindkopi" boksen.
-
Unngå å sende lyd og bilder med mindre du er i stand til å komprimere dem. Unnlatelse av å gjøre dette vil forlenge laste ned tiden betraktelig og føre til at leseren irritasjonsmoment.
-
Skriv ut og oppbevare en papirkopi av viktige e-poster og dine svar til dem.
-
Ikke bruk store bokstaver. Det er ikke gjort regelmessig, og bør ikke gjøres på e-post. Folk føler som om du roper på dem.
-
Mens e-post vises private, er de ikke. De kan sendes videre til eller hentes av personer med hvem du hadde ingen intensjoner om å kommunisere. Vær forsiktig av språk og humor.
-
Vær oppmerksom på meldingene du passere på. Har så veldig selektivt. Meldinger om virus advarsler og konkurranser kan være av interesse eller underholde dere, men de kan være irriterende for andre. Søk folks tillatelse til å laste ned informasjon som er utenfor grensene til de vanlige kommunikasjon.
-
Når du svarer, dobbeltsjekker at du sender ditt svar kun til Person A, og ikke til en gruppe LISTSERV.
-
Ikke ta en full tekst om hva du har mottatt i retur post med mindre den blir kort. I stedet vurdere å kopiere bare de delene som du svarer på.
-
Jo bedre e-postprogrammer kan du filtrere ut uønskede e-postmeldinger. Andre som kan være mindre viktig kan være dumpet i en mappe for vurdering når du har litt fritid