Skrive Effektiv Complaint Letters

Share

|

Hva gjør du hvis den nye bilen viser seg å være en sitron? Hvis elektrikeren installerer pluggene og lysbrytere på feil veggene? Eller hvis en klønete servitør skjenker tranebærjuice på den hvite kjolen? Det første du må gjøre, er selvfølgelig diskutere saken med leder av virksomheten er involvert. Men hvis du ikke får tilfredsstillende resultater på det tidspunktet, ikke gi opp: det neste trinnet er å skrive til eieren av virksomheten eller president i selskapet. Her er åtte trinn for å veilede deg i å skrive en effektiv klage brev.

1. Navn navn. Adresse brevet til en bestemt person. Sende en klage "som det kan gjelde" gir deg ingen mulighet til å påføre ansvar og ingen å ringe for å følge opp. Ring bedriftens hovedkontor og be om navnet (og korrekt stavemåte) til ansvarshavende.

2. Keep it simple. Sett i akkurat nok detaljer, for eksempel datoer, steder og navn på personell, for å gjøre ditt poeng klart. En flersidige Diatribe kan overvelde (eller fremmedgjøre) personen du skriver til. Brevet ditt vil ha mer trøkk og vil lese mer nøye om du forklarer situasjonen så kort og oversiktlig som mulig.

3. Hold Your Fire. Glem å slippe ut damp. Uansett hvor rasende du føler deg, vil du ikke hjelpe din sak ved å fokusere på din vrede og harme. Bruk brevet å forklare problemet og lage en sak for å oppnå det du føler er skyldig.

4. Pris. Vel, ikke pris, egentlig, men vær sikker på at du presisere hva du ønsker å ha gjort om klagen din. Være konkret: "Jeg forventer full refusjon"; "Jeg regner med å refundere meg for $ 30 kjemisk rensing bill"; "Vennligst utvide garantien på bilen i ett år."

5. Ikke true. Dette er ikke tiden for å true ytterligere tiltak hvis forventningene ikke oppfylles. Ditt brev bør fokusere på hva du mener er rett og rimelig og tone skal formidle din forventning om at personen du skriver til, er en rettferdig og fornuftig person.

6. Send Exhibit A. Hvis du har kvitteringer eller andre backup dokumentasjon for klagen din, ved en kopi (ikke original) med brevet.

7. Lage en kopi. For din egen referanse, og bare i tilfelle du avvikle forfølge saken videre, beholde en kopi av brevet til filen din. Det er en god idé å hefte sammen klagen brevet, dine kvitteringer og annen korrespondanse eller notater fra telefonsamtaler.

8. Oppfølging. Et annet brev eller en oppfølging telefonsamtale er riktig før du forfølge videre handling. Hvis du får så vidt små krav domstol vil du være ett skritt foran.

---