Generell informasjon om fakturaer

Share

|

Enkelt sagt er en faktura regning. Det gir kunden med den nødvendige informasjonen til å betale for varer bestilt og levert. Det bør også inkludere noen annen relevant informasjon som trengs for å betale fakturaen i tide og presis måte.

Når skal fakturaen sendes?

Fakturaer skal sendes så snart som mulig etter at varen er sendt. Grunnen til dette er enkel. La oss si betalingsvilkårene ringe til betaling i 30 dager. De fleste kundene vil starte klokken regnet fra den tid de mottar fakturaen. Dermed, hvis du bare sender ut faktura en gang i måneden, kan enkelte kunder faktisk tar 60 (eller flere) dager til å betale.

Nå noen leser dette kan erklære at vilkårene er fra fakturaen date.However, som ikke er slik de fleste kundene vil count.Additionally tar det fleste selskaper tid å behandle fakturaer for betaling. I mange organisasjoner, må fakturaen sendes til innkjøpsavdelingen for godkjenning og deretter tilbake til leverandørgjeld avdeling for betaling. Disse trinnene ta tid som å godkjenne en faktura er vanligvis ikke høy prioritet. Dessuten er kundens ingen hast å foreta betalingen så jo lenger du utsetter å sende en faktura, desto lengre tid vil utsette å gjøre betaling.

Mens skrive fakturaer hver dag kan ikke være fornuftig for mellomstore og mindre selskaper, en gang i måneden er kanskje ikke en ideell løsning heller. En eller to ganger i uken kan være en fornuftig tilnærming.

Vilkår for en faktura

Betalingsbetingelsene vise når en faktura skal betales. Få organisasjoner vil betale tidlig. Mange betaler for sent. Det er målet av æren avdeling for å få så mange kunder til å betale så nær angitt vilkår som possible.The mest attraktive vilkår kalles åpne konto. Dette betyr at kunden får varene og trenger ikke å betale for dem for en tid. I mange næringer de er 30. Dette betyr at kunden er ventet å betale i 30 dager. Det er her det blir litt uklart. Selgeren ønsker fakturaen betales innen 30 dager etter fakturadato. Men de fleste kundene mener at betalingen forfaller 30 dager etter mottatt faktura-derav behovet for å få fakturaen ut raskt.

Vilkårene er generelt diktert av bransjen. For eksempel har en tendens til næringsmiddelindustrien å ha kortere vilkår, sier syv eller ti dager, mens noen maskiner produsenter kan ha lengre sikt, selv så lenge som 180 dager. De selger internasjonalt vil finne at de fleste selskaper i andre deler av verden er vant til lengre sikt, med 60 dager og ikke lenger blir vurdert uvanlig.

Noen ganger, for å indusere tidlig betaling firmaene tilbyr en rabatt for rask betaling. Den mye omtalte 2 / 10 netto 30 er et vanlig eksempel. I dette tilfellet er betaling ventet i 30 dager. Men hvis kunden skal betale i ti dager eller mindre, kan det ta en 2% discount.While 2% kanskje ikke virke som en stor rabatt, oversetter det til en årlig avkastning på ca 36%-en hastighet som få bedrifter har tjent i nyere tid.

Problemet med å tilby rabatter til indusere tidlig betaling er at enkelte kunder ta over, men ikke betale for tidlig. Det kan være et stort problem for enkelte bedrifter. Kunder som ikke kvalifiserer for åpne konto vilkår, enten fordi deres kreditt historie garanterer ikke det, fordi betalingen historien er dårlig, eller fordi de ikke har tilbudt tilstrekkelig finansiell informasjon eller referanser kan fortsatt bli solgt til. Det kan gjøres på en cash-in-forhånd (CIA) basis, en sikker basis, eller en cash-on-levering (COD) basis. Kontant på forhånd er å foretrekke å COD fordi, som enkelte selskaper har lært på den harde måten, har COD sine fallgruver. Spesifikt:

• Personen måtte signere sjekken ikke er tilgjengelige når sjåføren viser opp med varer.

• Ingen sjekk er tilgjengelig når varene er levert.

• Kunden skifter sinn og ikke tilbyr betaling når varene er levert.

• Kunden setter en stopper utbetalingen på sjekken etter at den har akseptert varene.

• Sjekken returneres etter at varen er levert.

• Føreren glemmer å hente sjekken når han leverer varene.

Til tross for dens ulemper, er COD en levedyktig alternativ, spesielt når beløpet ikke er stort.

Forfallsdato

Som indikert ovenfor kundene vanligvis starter nedtellingen når fakturaene kommer på kontoret sitt. Noen ganger kan de ikke begynne å telle før fakturaen kommer i leverandørgjeld avdelingen. En måte å komme rundt dette problemet er å gjøre forfallsdatoen krystallklare på fakturaen. Dette vil ikke garantere betaling når du tror du skal få det, men det vil eliminere forvirring rundt riktig dato.

Hvordan få fakturadato Clear

Det er flere måter å gjøre forfallsdatoen klar. Making datoen klart er bare første skritt i å få betalt i tide. Flere måter å gjøre denne datoen krystallklare til kundens leverandørgjeld avdeling er å:

• Ta med forfallsdato på fakturaen. Ikke la det opp til kunden å beregne datoen. De vil gjøre regnestykket til deres fordel, ikke din.

• Ta med en uttalelse som sier at "betal denne fakturaen ved. . . "

• Fet forfall.

Informasjon som skal være med på fakturaer

Følgende opplysninger bør være med på fakturaer:

• Adressering: riktig adresse, bedrift, avdeling, kontaktperson

• Beskrivelse av leveranse, produkter / tjenester, mengder, leveringssted og dato

• Fjern spesifikasjon av beløpet, inkludert mulige kosttilskudd

• Referanse eller ordrenummer av den andre parten

• Bestill dato

• Person / avdeling som gjorde bestilling

• Klar angivelse av betalings vilkår

• Fjern statement for ønsket betalingsmåte

• Navn og direkte nummer av æren manager ansvarlig

Er fakturaene årsaken til Collection rop?

Etter å ha tatt en lang hard titt på sine fakturaer, en rekke kredittkort fagpersoner har oppdaget at en del av sin samling problemer var selfinflicted. Ved å sørge for at fakturaen overlater ingenting til fantasien skjønn eller av kunden, var disse kreditt fagfolk i stand til å koble noen av deres samling lekkasjer. Credit teknikere kan ta en av sine fakturaer og later til å være på den andre siden av gjerdet. Er forfallsdatoen stavet ut tydelig, eller er det igjen opp til kunden å beregne det? Hvis det er to måter å tolke forfall, kan du være garantert at du vil beregne det én vei, og kunden den andre. Ikke gi dine kunder denne muligheten. Skriv forfallsdatoen på fakturaen. Det samme gjelder for beløpet. Lar du det opp til kunden å beregne rabatten? Gjør det enkelt for dem. Stat at x beløpet skyldes dersom fakturaen betales før dato 1 og y beløpet hvis betalt etter. Pass også på fakturaen er klar, og kunden kan finne forfallsdato og beløp på grunn av svært easily.Where sjekken skal sendes til etter at den er trukket bør være lett synlige. Mange bedrifter øker sin flåte av bare sending av utbetalinger til feil delen av selskapet. Sjekken så tilbringer noen dager i interoffice post. Til slutt, selv om du ikke har noen reell interesse i å øke antall samtaler som kommer inn i avdelingen, sette et navn og telefonnummer til personen ansvarlig for å løse uoverensstemmelser på fakturaen. Ved å gjøre det klart for kunden at du velkommen telefonsamtaler, kan de ta opp telefonen for å løse avvik i stedet for sine kalkulatorer til å gjøre litt kreativ regnskapsføring.

---